Как зарегистрировать входящее письмо с приложениями

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 355
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 525

Регистрация входящих документов — обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная. От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений. Поэтому секретарю необходимо знать все нюансы регистрация входящих документов в делопроизводстве, чтобы они были исполнены в срок. В статье рассказывается, как правильно регистрировать входящие документы. Производственно-хозяйственная деятельность любой организации осуществляется при постоянном взаимодействии с внешними источниками информации. Основным видом такого взаимодействия является обмен документами — исходящие отправляет само предприятие, входящие — его контрагенты и партнеры по бизнесу, вышестоящие и государственные органы, иные юридические и физические лица.

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Затем проверяется правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы. На регистрируемых документах проставляется входящий номер, дата поступления документа в организацию.

Регистрация входящих документов

Пунктом Установлено также, что организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:. Согласно предписаниям Инструкции прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации. Организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.

Регистрация документов — это запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки. Установлено, что регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения.

При этом документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки. Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации.

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, определен согласно приложению 5 к Инструкции, он небольшой и включает в себя:. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации осуществляется централизованно в службе ДОУ. Децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и др.

Согласно пункту Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка РКК на бумажном носителе или в автоматизированной системе ДОУ, представляющая собой совокупность регистрационно-учетных сведений о документе, по форме согласно приложению 6 к Инструкции:. В свою очередь, правила заполнения основных реквизитов РКК определены согласно приложению 7 к Инструкции:.

Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется. При регистрации поступившего документа записывается наименование организации - автора документа. При регистрации исходящего документа записывается наименование организации-корреспондента.

Допускается применение сокращенного наименования организации. Заполняется при регистрации входящего документа. Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-получателем; переносятся из регистрационного штампа входящих документов. Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-автором; переносятся с входящего или исходящего документа.

Проставляется дата число, месяц, год , к которой документ должен быть исполнен. При регистрации исходящего инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа. Проставляется индекс дела, в которое помещен документ после исполнения в соответствии с номенклатурой дел.

Порядок расположения дополнительных реквизитов на карточке определяется организацией. Из РКК формируются справочные и контрольные картотеки и или автоматизированные базы банки данных, с помощью которых осуществляются справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения.

Количество экземпляров РКК на бумажном носителе, заполняемой на документ, определяется числом справочных и контрольных картотек. Ж урнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота до документов в год.

Журналы регистрации документов ведутся по формам согласно приложениям 8 и 9 к Инструкции. Примерная форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов. Установлено, что решение о выборе формы регистрации документов в организации карточной или журнальной закрепляется в локальном правовом акте.

Следует помнить, что п ри регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и тому подобным, а также другими поисковыми признаками.

Окончание см. Главная Сакратар. Реквизиты Пояснения к заполнению 1 2 Название вида документа Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется Автор корреспондент При регистрации поступившего документа записывается наименование организации - автора документа. Допускается применение сокращенного наименования организации Дата и индекс поступления Заполняется при регистрации входящего документа. Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-получателем; переносятся из регистрационного штампа входящих документов Дата и индекс документа Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-автором; переносятся с входящего или исходящего документа Заголовок краткое содержание Переносится заголовок, сформулированный на документе Резолюция или кому направлен документ Переносится текст резолюции руководителя Срок исполнения Проставляется дата число, месяц, год , к которой документ должен быть исполнен.

Дата поступления и индекс документа Корреспондент, дата и индекс поступившего документа Краткое содержание Резолюция или кому направлен документ Расписка в получении Отметка об исполнении 1 2 3 4 5 6. Дата и индекс документа Корреспондент Краткое содержание документа Отметка об исполнении документа 1 2 3 4. Последнее: Отсрочка от армии по новым правилам С 1 августа повышаются пенсии Закон об амнистии вступил в силу Минимальные потребительские бюджеты с 1 августа по 31 октября года Бюджет прожиточного минимума с 1 августа по 31 октября года.

Кратко записываются решение вопроса по существу, дата и индекс документа-ответа.

Помощь: Правила регистрации входящих документов

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто! Своевременность фиксации Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации.

Регистрация документов

Вся поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается централизованно службой документационного обеспечения управления далее - ДОУ , которая включает канцелярию, общий отдел, секретаря и др. До вскрытия почтовой корреспонденции конвертов, пакетов проверяется правильность ее доставки по адресу на конверте, пакете и целостность упаковки, сохранность печатей при наличии. Упаковка документов на машинных носителях не вскрывается, обработке подлежит только сопроводительная документация. После вскрытия конвертов пакетов проверяется комплектность и сохранность вложений. В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, а второй остается в службе ДОУ.

Регистрация входящих документов

Регистрация документов. Экспертиза ценности документов. Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет. Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Полная настройка Xiaomi Mi Band 3 II Скрытые функции II Как включить Mi band 3

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению. Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы. Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами.

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать.

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте — регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию.

Как зарегистрировать исходящее письмо

Пунктом Установлено также, что организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:. Согласно предписаниям Инструкции прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации. Организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов. Регистрация документов — это запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки.

Организация работы с документами

Форма и порядок заключения договора обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств. Документы представить может доверенное лицо с разрешением, заверенным у нотариуса, если по уважительным причинам вы не можете сделать это.

К несовершеннолетним не применяются наказания в виде смертной казни или лишения свободы на весь срок жизни (максимальная мера).

Стоимость нотариального удостоверения договора зависит от его цены. В эту же тему. В цену могут войти все судебные издержки, включая оплату адвоката. Но принцип начисления и источники финансирования меняются. Как обосновывается этот вывод. Документ должен быть составлен очень корректно.

Во всех спорных случаях ущерб от залива, причину залива и виновника должна определить независимая экспертиза. Вы сможете лишь ознакомиться с данными из справок. Накопительная часть выплачивается ежемесячно с момента выхода гражданина на пенсию. Тени от деревьев из-за распустившихся листьев стали шире, а там, где всю зиму лежал серый от реагентов и смога снег, зазеленела трава. В заявлении необходимо указать реквизиты, по которым клиент хочет, чтобы страховая перечислила положенную сумму.

Это разнообразная игровая, коммуникативная, трудовая, познавательно-исследовательская, продуктивная, музыкально-художественная деятельность.

Приобрести жилье можно без кредита, если есть личные сбережения. Начиная с 1 января 2019 года зарплаты государственных служащих, а сюда отнесли также инженерно-технический и обслуживающий персонал (программисты, техники, слесари, уборщики и другие), уже получают повышенную зарплату за счет проведенной индексации на уровень инфляции.

При оглашении показаний отсутствующих свидетелей обвиняемому должна быть предоставлена возможность защиты своих прав всеми предусмотренными законом способами. Ведь у нас, зарабатывая порядка 80 тысяч рублей в месяц, можно считаться богатым человеком. Если же трудоустройство состоялось, опросный лист подшивается вместе с другими документами в личное дело сотрудника.

Стоит эта услуга в пределах 1 тыс.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 5
  1. Любомила

    У психолога, когда третья вышла, челюсть чуть ногу не отдавила!!!!

  2. Владилена

    Есть ставка рефинансирования,она всегда выше инфляции,т.

  3. dirtlychloorac80

    Фляшка с водой всегда должна быть полной иначе в марш ты непойдёшь, проверят и вломят пиздю....

  4. Мариетта

    В перед орда грузчиков.

  5. Изольда

    Для того что бы в очередной раз пожалеть что живешь в России?

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных